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Como usar formatos personalizados de Excel
Ventajas de usar formatos personalizados de Excel
Trabajar con formatos personalizados tiene ventajas por sobre trabajar con formatos condicionales.
- En archivos con muchas hojas o tablas con muchos datos, los formatos personalizados no agregan demasiado peso o enlentecen el archivo
- Se pueden volver a reutilizar de manera muy sencilla en el mismo archivo
- Una vez que se entiende la lógica de como se construyen, resulta mucho más sencilla su utilización
- Puedes copiar el formato personalizado a otros archivos muy fácilmente
¿Por qué necesitamos construir formatos personalizados de Excel?
A menudo nos resulta útil poder identificar de manera visual los resultados que nuestro archivo o tabla de Excel nos va arrojando. Para evitar colorear o darle una característica particular a cada uno de esos resultados, según los criterios o necesidades puntuales, el Excel nos da la posibilidad de automatizarlo.
Una forma muy conocida de hacerlo es mediante la utilización de formatos condicionales, aunque esta funcionalidad suele generar que en archivos con mucha información, el archivo termine teniendo un tamaño más grande al deseable. Otras veces, gestionar distintos formatos condicionales, puede ser engorroso y hasta confuso.
Como alternativa a los formatos condicionales, existe la posibilidad de crear nuestros propios formatos personalizados, incluso con condiciones. En el video tutorial que verán en este post, podrán entender la lógica que hay detrás de los formatos personalizados, para que puedas construir los tuyos como un verdadero experto o experta.
¿Cómo construimos formatos personalizados?
Lo primero es dirigirnos al sub-menú de formatos de celdas, al cual podemos acceder fácilmente en Windows con la combinación de teclas CTRL+1 y en Mac con CMD+1. Una vez en el menú, iremos a personalizada, al cual muestra la imagen a continuacón
Para construir un formato personalizado hay que entender como es su estructura.
Para construir un formato personalizado debes conocer primero como se estructura el mismo. El siguiente ejemplo nos servirá para explicarlo:
– Primer término: hace referencia a los números positivos. En este ejemplo, el color para los números positivos será verde, y adicionalmente tendrá dos decimales y un signo pesos al inicio.
– Segundo término: hace referencia a los números negativos. En este ejemplo, el color para los números negativos será rojo, y adicionalmente tendrá dos decimales y un signo pesos al inicio.
– Tercer término: hace referencia a los valores iguales a cero. Para el ejemplo, hemos decidido que si el valor es cero, la celda no muestre valor, y eso lo logramos escribiendo doble comillas (“”)
– Cuarto término: hace referencia a los textos. Para el ejemplo, si introducimos cualquier texto en la celda, el mismo se convertirá automáticamente en la palabra “Alerta” y su color será negro
– Segundo término: hace referencia a los números negativos. En este ejemplo, el color para los números negativos será rojo, y adicionalmente tendrá dos decimales y un signo pesos al inicio.
– Tercer término: hace referencia a los valores iguales a cero. Para el ejemplo, hemos decidido que si el valor es cero, la celda no muestre valor, y eso lo logramos escribiendo doble comillas (“”)
– Cuarto término: hace referencia a los textos. Para el ejemplo, si introducimos cualquier texto en la celda, el mismo se convertirá automáticamente en la palabra “Alerta” y su color será negro
Si quieres asignar colores distintos, puedes ver la lista de códigos completos en este link
A cada uno de los términos a su vez, podrás agregarle símbolos para que parezcan incluso más agradables o intuitivos a la vista. Para lograrlo, te recomendamos que mires detalladamente los tutoriales que grabamos. También te dejamos un link para que puedas encontrar fácilmente el símbolo que más te guste para personalizar tus formatos.
¿Cómo construimos formatos personalizados con condicionales?
A que no te imaginabas que podías crear formatos personalizados con condiciones. Esto se puede y hasta incluso resulta más eficiente que utilizar formatos condicionales. Para saber como lograrlo, te invitamos a que mires la segunda parte de nuestro tutorial, que podrás encontrar en este mismo post.
Para ver con más detalle el paso a paso de este tutorial, te invitamos a que miren nuestro video. También te invitamos a que te suscribas a nuestro canal de Youtube y nos sigas en nuestra página de Facebook e Instagram para que no te pierdas los próximos tutoriales de Excel.
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